Aids-Hilfe Schweiz:

IT-Transformation zu mehr Unabhängigkeit und Effizienz

Success Story Aids-Hilfe Schweiz

In dieser Success Story erfährst du, wie die Aids-Hilfe Schweiz von der Zusammenarbeit mit Open Circle schon seit Jahren profitiert und für alle zukünftigen Herausforderungen bestens aufgestellt ist.

Der Kunde Aids-Hilfe Schweiz

Kampagne gegen die HIV-Diskriminierung im Gesundheitswesen

Kampagne gegen die HIV-Diskriminierung im Gesundheitswesen

Die Aids-Hilfe Schweiz, gegründet vor fast 40 Jahren, ist eine NGO (Non-Governmental Organisation), die sich aus Bundesmitteln und Spenden finanziert. Sie befasst sich in der ganzen Schweiz mit sexueller und psychischer Gesundheit, HIV und Geschlechtskrankheiten. Dabei engagiert sie sich besonders für vulnerable Gruppen wie MSM (Männer, die Sex mit Männern haben), Migrantinnen und Migranten sowie Sexarbeiterinnen und Sexarbeiter. Mit einem Team von 17 Personen in Zürich und einer in Lausanne deckt sie ein breites Spektrum an Dienstleistungen ab. Unter anderem bietet sie Beratung, Unterstützung bei der Behandlung, Präventionsprogramme und engagiert sich für Rechte und das Wohlergehen von Menschen, die mit HIV/Aids leben. Zudem koordiniert sie ein ausgedehntes Netzwerk mit 21 kantonalen und regionalen Aids-Hilfsorganisationen sowie 31 weiteren verwandten Organisationen in der Schweiz mit insgesamt rund 400 Mitarbeitenden.

Name: Aids-Hilfe Schweiz
Webseite: https://aids.ch/
Kurzbeschreibung: führende NGO im Bereich HIV-Prävention und sexuelle Gesundheit
Branche: Gesundheitswesen, NGO
Standorte: Zürich und Lausanne, Schweiz
Zielgruppe: vulnerable Gruppen, Gesundheitsfachkräfte

Maximale IT-Expertise durch Verzicht auf internen ITler
Effizienz und Flexibilität durch cloud-basierte IT-Lösungen
Benutzerfreundlichkeit durch intuitive Bedienung

Ausgangslage und Herausforderung: Abschaffung interner IT

Die Aids-Hilfe Schweiz stand vor einer einschneidenden Veränderung: Ihre IT-Umgebung war veraltet, entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen und wurde inhouse verwaltet. Das IT-Team war kontinuierlich reduziert worden, bis diese Aufgabe von nur einem Mitarbeiter getragen wurde.

„Als Geschäftsleiter war es schwierig für mich, die Entwicklungen im IT-Bereich sowie die Sicherheit der Infrastruktur zu überblicken. Da wir auch mit sehr heiklen Informationen umgehen, war eine externe Firma wie Open Circle unabdingbar für eine Absicherung der Daten.”
Andreas Lehner, Geschäftsleiter der Aids-Hilfe Schweiz

Die Notwendigkeit einer zuverlässigen und sicheren IT-Lösung, die nicht intern verwaltet werden musste, wurde immer deutlicher. Die Herausforderung bestand darin, eine IT-Infrastruktur zu schaffen, die modern, sicher, flexibel und in der Lage ist, die speziellen Anforderungen einer NGO im Gesundheitsbereich zu erfüllen. Dies umfasste die Umstellung auf externe Server, die Einführung effizienterer und sicherer Kommunikationssysteme sowie einen reaktionsfähigen und kompetenten IT-Support, der den spezifischen Anforderungen der Aids-Hilfe Schweiz entspricht.

Aids-Hilfe Schweiz und Open Circle: gewachsene Partnerschaft

Die Entscheidung der Aids-Hilfe Schweiz für Open Circle war teilweise durch eine persönliche Bekanntschaft geprägt. Diese Verbindung erleichterte den Dialog und das gegenseitige Verständnis für die Bedürfnisse der Aids-Hilfe Schweiz. Open Circle konnte mit seinem umfassenden IT-Know-how und seinem breiten Spektrum an Dienstleistungen genau auf diese Bedürfnisse eingehen.

„Wir brauchten eine optimale IT-Lösung, die es uns erlaubt, uns auf unsere Kernaufgaben zu konzentrieren.“
Andreas Lehner, Geschäftsleiter, Aids-Hilfe Schweiz

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Andreas Lehner ist der Geschäftsleiter der Aids-Hilfe Schweiz und seit 35 Jahren in der Organisation aktiv

Umzug und neue IT-Struktur mit nahtlosem Übergang

Die Entscheidung für Open Circle vor fast einem Jahrzehnt markierte den Beginn einer neuen Ära in der IT-Infrastruktur der Aids-Hilfe Schweiz. Diese bedeutende Veränderung führte später auch zu einem physischen Umzug der Organisation: Durch das Netzwerk und die Verbindungen von Open Circle fand die Aids-Hilfe Schweiz einige Zeit später neue Räumlichkeiten im gleichen Geschäftsgebäude wie Open Circle.

Massnahmen und Dienstleistungen von Open Circle für die Aids-Hilfe Schweiz waren unter anderem:

Intuitiv bedienbare Lösungen, die kaum Schulungen verlangen

Die Implementierung der neuen IT-Lösungen gelang dank des umsichtigen Projektmanagements von Open Circle ohne nennenswerte Unterbrechungen. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Sicherstellung von Datensicherheit und Datenschutz, denn die Aids-Hilfe Schweiz arbeitet mit sensiblen gesundheitlichen Daten. Die Organisation legte grossen Wert darauf, dass ihre Daten sowohl während der Migration als auch im laufenden Betrieb sicher und geschützt waren. Open Circle implementierte daher mehrschichtige Sicherheitsmassnahmen, um den hohen Standards der Datensicherheit gerecht zu werden.

Eine Mitarbeiterin, die Hauptansprechpartnerin für alle Open-Circle-Belange ist, bekam eine Einweisung. Sonst waren dank der intuitiv bedienbaren Lösungen keine weiteren Schulungen nötig.

„Wir wurden sehr gut betreut von Open Circle und die Übernahme der Daten verlief reibungslos. Nicht mehr selber interne eigene Server zu betreuen und den ganzen Support zu leisten, war eine grosse Entlastung.“
Mary Manser, IT-Managerin der Aids-Hilfe Schweiz

Herausforderungen, Hürden und deren Überwindung

Mit dem Virtuellen Arbeitsplatz erlebte die Aids-Hilfe Schweiz Leistungsprobleme. Das System reagierte langsamer als erwartet, was zu Verzögerungen und Frustration bei den Mitarbeitern führte. Diese Herausforderung wurde umgehend mit Open Circle kommuniziert, um eine schnelle Lösung zu finden.

Durch eine detaillierte Analyse konnte das Problem schnell identifiziert und behoben werden. Die Lösung bestand darin, die Systemkonfiguration zu optimieren und die Hardware-Ressourcen entsprechend anzupassen. Dies führte zu einer wesentlichen Verbesserung der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit des Systems.

„Dank schnellem Support und regelmässigem Feedback werden Probleme umgehend gelöst.“
Andreas Lehner, Geschäftsleiter, Aids-Hilfe Schweiz

Ergebnis: IT-Expertise für eine langjährige zufriedene Partnerschaft

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Kampagne für Freundschaften in schwulen und queeren Kontexten zur Stärkung der psychischen Gesundheit

 

Der Wechsel zu Open Circle und die daraus resultierende IT-Transformation hatten mehrere positive Effekte für die Aids-Hilfe Schweiz. Durch den Verzicht auf einen internen IT-Mitarbeiter und die Übertragung der IT-Verantwortung an Open Circle konnte sich die Organisation auf ihre Kernmission konzentrieren. Ausserdem verbesserte die Umstellung die IT-Sicherheit und -Flexibilität, wodurch die Organisation effizienter und agiler wurde.

„Open Circle versteht uns und bringt innovative Lösungen, die perfekt zu unseren Anforderungen passen. Jede Innovation, jede Effizienzsteigerung bedeutet, dass wir mehr Menschen erreichen und besser unterstützen können.“
Andreas Lehner, Geschäftsleiter, Aids-Hilfe Schweiz

Fazit: beste Lösungen für stetige Veränderungen

Diese Success Story zeigt, wie Open Circle auf die speziellen IT-Bedürfnisse einer NGO wie der Aids-Hilfe Schweiz mit ihren Dienstleistungen eingeht und so zu maximaler Sicherheit, Unabhängigkeit und Effizienz beiträgt.

Die Aids-Hilfe Schweiz und Open Circle diskutieren kontinuierlich über zukünftige Entwicklungen und mögliche Verbesserungen in der IT-Infrastruktur. Dazu gehört die Überlegung, verschiedene bestehende Tools und Plattformen zu konsolidieren und auf effizientere Lösungen wie beispielsweise Online Collaboration mittels Nextcloud umzusteigen. Auch über die Einführung des neuen Verwalteten Arbeitsplatzes von Open Circle denkt die Aids-Hilfe Schweiz nach. Die Organisation sucht kontinuierlich nach Wegen, ihre Arbeit durch innovative IT-Lösungen zu optimieren. Diese zukunftsorientierte Haltung zeigt das Engagement der Aids-Hilfe Schweiz, effizient und effektiv im Dienste der HIV-Prävention und -Beratung zu arbeiten.

JETZT DIE IT-STRUKTUR DEINER ORGANISATION OPTIMIEREN!

Fotos: Aids-Hilfe Schweiz

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