E-Mail-Archivierung

Rechtssicher E-Mails archivieren

Mann arbeitet konzertiert im Büro vor einem Computer-Bildschirm

E-Mails langfristig und sicher aufbewahren

Das Archivieren von allen Nachrichten, die ein Geschäft vorbereiten, abschliessen oder widerrufen ist eine gesetzliche Pflicht. Ein Backup des E-Mail-Servers reicht dazu nicht aus. Früher oder später gehen Daten verloren. Open Circle legt eine perfekte Kopie jeder ein- und ausgehenden E-Mail in einem zentralen Archiv ab. Die optimierte Suche stellt sicher, dass Sie jede E-Mail einfach wieder finden können.

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Merkmale

Das können Sie erwarten

Forlaufende Speicherung

Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden fortlaufend gespeichert.

Web-Oberfläche

Die E-Mail-Archivierungs-Lösung ist webbasiert. Daher können Sie mittels Internet-Browser darauf zugreifen.

Add-In für Outlook

Nach Bedarf können Sie ein Outlook Add-In pro User nutzen. So können die User direkt vom Outlook aus auf das E-Mail-Archiv und die Suche zugreifen.

Optimierte Suche

Die E-Mail-Archivierungs-Lösung verfügt über eine optimierte Suchoberfläche. Diese ist besser als die herkömmliche Outlook-Suche.

Lösung basiert auf Mailstore

Die E-Mail-Archivierung basiert auf der zuverlässigen, deutschen Lösung Mailstore.

Services

Diese Leistungen sind inklusive

Setup

Wir setzen das E-Mail-Archiv für Ihre Firma auf und stellen Login und Passwörter zur Verfügung. Wir übernehmen die Verwaltung von Ihrem E-Mail-Archiv und administrieren die Nutzer. Wir setzten die Rechte für Ihre Mitarbeitenden gemäss Ihrer Vorgaben um. Auf Wunsch richten wir das Outlook Add-In für Ihre Mitarbeitenden ein.

Monitoring

Wir monitoren Ihre Speicherauslastung.

Backup

Wir erstellen täglich ein Backup Ihrer Daten im E-Mail-Archiv und bewahren diese für 14 Tage auf. Das Backup wird zusätzlich an einen zweiten Standort in der Schweiz repliziert.

Updates & Lifecycle

Wir sorgen dafür, dass das Programm immer auf aktuellsten Stand ist.

Software-Management

Wir sorgen dafür, dass das Outlook-Add-in korrekt verteilt wird.

Vulnerability-Scan

Mittels Vulnerability-Scan prüfen wir die Lösung regelmässig auf bekannte Schwachstellen.

System-Support 24/7

Unsere Service-Line steht Ihnen von 7.00 bis 17.30 Uhr für sämtliche System-Anfragen zur Verfügung. Auch nachts und am Wochenende ist unser Bereitschaftsdienst für Notfälle erreichbar.

Profitieren Sie von vielfältigen Vorteilen

Langfristige Reduzierung der IT-Kosten

Mit der Sicherheit eines automatisierten E-Mail-Archivs im Rücken ist es nicht länger nötig, E-Mails und Anhänge auf dem File- oder Exchange-Server abzulegen. Damit verringern sich Ihre Storage-Anforderungen.

Entlastung der IT-Administratoren

Die Archivierung ist mit einer einmaligen Konfiguration verbunden. Danach erfolgt sie automatisch nach festgelegten Regeln. Postfächer von Ex-Mitarbeitenden können so bedenkenlos gelöscht werden.

Rechtssicherheit

Alle Kommunikationsschritte, die ein Geschäft vorbereiten, abschliessen oder widerrufen, sind von Gesetzes wegen aufzubewahren. Ein Backup erfüllt diese Anforderung nicht.

Erfüllung von Vertragsabsprachen

Immer mehr Unternehmen fordern die Aufbewahrung von E-Mails über einen gewissen Zeitraum vertraglich ein. Mit der Archivierungslösung können Sie dieser Aufforderung ohne Aufwand nachkommen.

Erhöhte Produktivität

Ihre Mitarbeitenden können sich auf die ständige Verfügbarkeit von Nachrichten verlassen, und müssen weniger Arbeitszeit zur aufwendigen Postfachorganisation und -pflege aufwenden.

Nachvollziehbarkeit

Da jede E-Mail als perfekte Kopie gespeichert wird und bleibt, auch wenn sie im Outlook gelöscht wird, ist eine Nachvollziehbarkeit stets gegeben.

Mehr Selbstständigkeit dank Outlook Add-in

Mittels optionalem Outlook-Add-in können Ihre berechtigten Mitarbeitenden selbstständig nach nicht mehr auffindbaren E-Mails im E-Mail-Archiv suchen.

Manipulationssicherheit

Versehentliche oder böswillige Datenverfälschungen sind durch die E-Mail-Archivierung nicht möglich.

Preise

Der beste Plan für dein Unternehmen

	Basic	Advanced
Outlook Add-In
Zugriffsverwaltung
Eigene Domain
User inklusive	keine	30
Kosten für Instanz	keine	750.-/Mt.
Kosten pro User	15.-/Mt.	3.-/Mt. (ab 31. User)
Add-on Eigenes Branding	nicht verfügbar	ab 950.-
Initiales Setup	ab 750.-	ab 1500.-
Speicherplatz	nach Bedarf	nach Bedarf
Individuelle Schulung	auf Anfrage	auf Anfrage
User-Support	nach Aufwand	nach Aufwand

Profitieren

Ihr Mehrwert durch die E-Mail-Archivierung bei Open Circle

Swiss Business Cloud

Mit der Cloud-Lösung von Open Circle werden Daten und Applikationen sicher in der Schweiz gehostet. Sie profitieren von einer hohen Datenverfügbarkeit, regelmässigen Backups und einem 24/7-System-Support.

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