E-Mail-Archivierung

Rechtssicher E-Mails archivieren

E-Mails langfristig und sicher aufbewahren

Das Archivieren von allen Nachrichten, die ein Geschäft vorbereiten, abschliessen oder widerrufen ist eine gesetzliche Pflicht. Ein Backup des E-Mail-Servers reicht dazu nicht aus. Früher oder später gehen Daten verloren. Open Circle legt eine perfekte Kopie jeder ein- und ausgehenden E-Mail in einem zentralen Archiv ab. Die optimierte Suche stellt sicher, dass du jede E-Mail einfach wieder finden kannst.

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Vorteile

Profitiere von vielfältigen Vorteilen

Langfristige Reduzierung der IT-Kosten

Mit der Sicherheit eines automatisierten E-Mail-Archivs im Rücken ist es nicht länger nötig, E-Mails und Anhänge auf dem File- oder Exchange-Server abzulegen. Damit verringern sich deine Storage-Anforderungen.

Entlastung der IT-Administratoren

Die Archivierung ist mit einer einmaligen Konfiguration verbunden. Danach erfolgt sie automatisch nach festgelegten Regeln. Postfächer von Ex-Mitarbeitenden können so bedenkenlos gelöscht werden.

Rechtssicherheit

Alle Kommunikationsschritte, die ein Geschäft vorbereiten, abschliessen oder widerrufen, sind von Gesetzes wegen aufzubewahren. Ein Backup erfüllt diese Anforderung nicht.

Erfüllung von Vertragsabsprachen

Immer mehr Unternehmen fordern die Aufbewahrung von E-Mails über einen gewissen Zeitraum vertraglich ein. Mit der Archivierungslösung kannst du dieser Aufforderung ohne Aufwand nachkommen.

Erhöhte Produktivität

Deine Mitarbeitenden können sich auf die ständige Verfügbarkeit von Nachrichten verlassen, und müssen weniger Arbeitszeit zur aufwendigen Postfachorganisation und -pflege aufwenden.

Nachvollziehbarkeit

Da jede E-Mail als perfekte Kopie gespeichert wird und bleibt, auch wenn sie im Outlook gelöscht wird, ist eine Nachvollziehbarkeit stets gegeben.

Mehr Selbstständigkeit dank Outlook Add-in

Mittels optionalem Outlook-Add-Inn können deine berechtigten Mitarbeitenden selbstständig nach nicht mehr auffindbaren E-Mails im E-Mail-Archiv suchen.

Manipulationssicherheit

Versehentliche oder böswillige Datenverfälschungen sind durch die E-Mail-Archivierung nicht möglich.
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Merkmale

Das erwartet dich

Forlaufende Speicherung

Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden fortlaufend gespeichert.

Weboberfläche

Die E-Mail-Archivierungs-Lösung ist webbasiert. Daher kannst du mittels Internetbrowser darauf zugreifen.

Add-In für Outlook

Nach Bedarf kannst du ein Outlook Add-In pro User dazunehmen. So können die User direkt vom Outlook aus auf das E-Mail-Archiv und die Suche zugreifen.

Optimierte Suche

Die E-Mail-Archivierungs-Lösung verfügt über eine optimierte Suchoberfläche. Diese ist besser als die herkömmliche Outlook-Suche.

Lösung basiert auf Mailstore

Die E-Mail-Archivierung basiert auf der zuverlässigen, deutschen Lösung Mailstore.
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Services

Diese Leistungen sind inklusive

Initiales Setup

Wir setzen das E-Mail-Archiv für deine Firma auf und stellen Login und Passwörter zur Verfügung.

Wir setzen das E-Mail-Archiv für deine Firma auf und stellen Login und Passwörter zur Verfügung.

Zugriffsverwaltung

Wir übernehmen die Verwaltung von deinem E-Mail-Archiv und administrieren die Nutzer. Wir setzten die Rechte für...

Wir übernehmen die Verwaltung von deinem E-Mail-Archiv und administrieren die Nutzer. Wir setzten die Rechte für deine Mitarbeitenden gemäss deiner Vorgaben um.

Outlook Add-In einrichten

Auf Wunsch richten wir das Outlook Add-In für deine Mitarbeitenden ein.

Auf Wunsch richten wir das Outlook Add-In für deine Mitarbeitenden ein.

Regelmässiges Backup

Täglich führen wir ein Backup deiner Daten durch und bewahren diese sicher auf. Zusätzlich kopieren wir das Bac...

Täglich führen wir ein Backup deiner Daten durch und bewahren diese sicher auf. Zusätzlich kopieren wir das Backup an einen zweiten Standort, damit deine Daten auch wirklich sicher sind. Viel Wert legen wir dabei auf den Backup-Schutz von Malware.

Support 24/7

Unsere Service-Line steht dir von 7.00 bis 17.30 Uhr für sämtliche System-Anfragen zur Verfügung. Auch nachts u...

Unsere Service-Line steht dir von 7.00 bis 17.30 Uhr für sämtliche System-Anfragen zur Verfügung. Auch nachts und am Wochenende ist unser Bereitschaftsdienst für Notfälle erreichbar.

Komponenten

Das beinhaltet unsere Lösung

Swiss Business Cloud

Mit der Cloud-Lösung von Open Circle werden deine Daten und Applikationen sicher in der Schweiz gehostet. Du profitierst von transparenten Kosten, einer hohen Datenverfügbarkeit und einem 24/7-System-Support.

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