Zugriffsrechte und Berechtigungskonzepte: Auf der sicheren Seite

Darum sind Zugriffsrechte und Berechtigungskonzepte wichtig

Arbeiten mehrere Personen in einem Unternehmen gemeinsam an Projekten, einer Dateiablage oder in einem System wie einem ERP, müssen Zugriffsrechte und Berechtigungen eindeutig geregelt sind. Anderenfalls besteht das Risiko, dass vertrauliche Dokumente falsche Hände geraten, Benutzerkonten gelöscht werden oder Administratorenrechte an nicht Befugte vergeben werden. Mitarbeitende sollten genau auf jene Informationen zugreifen können, die sie für ihre Aufgabe benötigen.

Ein Berechtigungskonzept legt die Zugriffsrechte für ganze Personengruppen zentral fest. Das hat einen Vorteil: Sie können Zugriffsrechte für ganze Personengruppen verwalten und einzelne Mitarbeitende von Anfang an mit den richtigen Rechten ausstatten. Dies wäre manuell zu pflegen zeitaufwändig und fehlerfällig. Ein strukturiertes Berechtigungskonzept spart Zeit, reduziert Sicherheitsrisiken und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Das macht Berechtigungskonzepte aus

Ein wirksames Berechtigungskonzept vereint mehrere zentrale Punkte:

• Vertraulichkeit: Zugriff erhalten nur Personen, die dazu berechtigt sind. Unbefugte Zugriffe werden durch das Konzept systematisch verhindert, sodass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.
• Integrität: Änderungen an Daten dürfen nur Personen mit den entsprechenden Rechten vornehmen. Dies verhindert unbeabsichtigte oder böswillige Manipulation und stellt sicher, dass kritische Informationen korrekt bleiben.
• Verfügbarkeit: Berechtigte Nutzer können jederzeit auf die Ressourcen zugreifen, die sie benötigen. Das Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass autorisierte Zugriffe reibungslos funktionieren.
• Nachverfolgbarkeit: Eine zentrale Dokumentation aller relevanten Systeme und Änderungen zeigt transparent auf, wer welche Daten wann eingesehen oder verändert hat. Diese Audit-Trails sind essenziell für Compliance und helfen, Sicherheitsvorfälle zu untersuchen und zu verstehen.

Ein Berechtigungskonzept ist somit weit mehr als eine technische Notwendigkeit. Es bildet eine wichtige Grundlage für Sicherheit, Effizienz und Vertrauen in Ihrem Unternehmen.

RBAC, ABAC, DAC und MAC: Arten der Zugriffssteuerung

Es gibt mehrere Modelle der Zugriffssteuerung. Am häufigsten setzen Unternehmen auf die sogenannte rollenbasierte Zugriffskontrolle (Role-Based Access Control, RBAC):

• Im Unternehmen und in Teams werden Aufgabenbereiche bestimmten Rollen zugeordnet.
• Diesen Rollen werden die benötigten Berechtigungen zugewiesen.
• Mitarbeitende können je nach Funktion mehrere Rollen zugeordnet sein und erhalten damit genau jene Zugriffsrechte, die sie für die Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigt.

5 Tipps für wirksame Berechtigungskonzepte: Das sollten sie umfassen

Damit Sie die Berechtigungen in Ihrem Unternehmen konsistent und fehlerfrei vergeben können, braucht es ein gut strukturiertes Berechtigungskonzept. Dafür sind mehrere Punkte wichtig:

1. Beschreiben Sie zunächst die verschiedenen Rollen und die damit einhergehenden Verantwortlichkeiten.
2. Stellen Sie Regeln für die Vergabe, die Änderung und die Entziehung der Rechte auf.
3. Erarbeiten Sie ein Verfahren zur regelmässigen Überprüfung der Berechtigungen.
4. Definieren Sie klare Vorgaben für die Protokollierung und die Dokumentation.
5. Stellen Sie Regeln für externe Benutzer auf, zu denen etwa Partner oder Dienstleister gehören.

Das ist nur ein kurzer Überblick – wie Sie ein Berechtigungskonzept (Role-Based Access Control) in der Praxis erstellen, erfahren Sie in unserer Anleitung.

Die häufigsten Fehler rund um Zugriffsrechte

Bei der Vergabe von Zugriffsrechten treten immer wieder typische Fehler auf:

1. Fehlende Protokollierung: Es lassen sich nur dann Abläufe nachvollziehen, wenn Sie wichtige Vorgänge protokolliert und dokumentiert werden. Das gilt etwa für das Ein- und Ausloggen, die Veränderung der Zugriffsrechte, Änderungen an Datenbanken und Dateien samt Datum und Identität der arbeitenden Person sowie den Inhalt des geänderten Datensatzes. Ausnahmen bilden besonders sensible Daten, hier wird in der Regel nur die Feldbezeichnung erfasst.
2. Rechtevergabe ohne Berechtigungskonzept: Wer Zugriffsrechte ohne Berechtigungskonzept vergibt, öffnet Fehlern Tür und Tor. Es kann leicht passieren, dass Sie Mitarbeitenden zu viele Rechte einräumen und diese Datensätze fehlerhaft bearbeiten. Zudem kann es sein, dass bestimmte Zugriffsrechte versehentlich nicht erteilt werden, sodass die betreffenden Mitarbeitenden erst darum bitten müssen, was die Arbeit verzögert.
3. Versäumte Aktualisierung nach Mitarbeiterwechsel: Bei manuell vergeben Zugriffsrechten kann es sein, dass Sie vergessen, den scheidenden Angestellten die Rechte zu entziehen und sie den Nachrückern zu geben. Erstere haben dann Rechte, die sie nicht mehr haben dürfen, während Letztere nicht ordentlich arbeiten können.
4. Zu weit gefasste Zugriffsrechte: Es ist anspruchsvoll, im Detail festzulegen, wer welche Berechtigungen benötigt. Trotzdem sollten Sie nicht allen Mitarbeitenden uneingeschränkte Zugriffe gewähren. Das führt zu unnötigen Risiken, begünstigt Fehler und ist nicht konform mit Datenschutzvorgaben.

Fazit: Zugriffsrechte gehören in ein Berechtigungskonzept

Zugriffsrechte sollten in jedem Unternehmen ausschliesslich auf Basis eines Berechtigungskonzepts vergeben werden. Eine strukturierte Vorgehensweise schützt sensible Daten, reduziert Fehler und sorgt für nachvollziehbare, konsistente Prozesse.

Unterstützung bietet Ihnen dabei die Lösung «Identitäts- und Zugriffsmanagement» von Open Circle. Sie erhöht die Sicherheit, minimiert die Fehleranfälligkeit und vereinfachen die die gesamte Verwaltung von Benutzerrechten.

Mit unserer Lösung gelingt rechtssicheres Arbeiten deutlich einfacher, und Sie gewinnen wertvolle Zeit für Aufgaben, die Ihrem Unternehmen echte Wertschöpfung bringt.