Success Story SPO Patientenorganisation
Digitale Transformation für höchste Sicherheit und Effizienz
Digitale Transformation für höchste Sicherheit und Effizienz
In dieser Success Story erfährst du, wie die SPO Patientenorganisation durch die Zusammenarbeit mit Open Circle ihre IT-Infrastruktur neu aufbaute und dadurch Flexibilität und Sicherheit entscheidend steigerte. Dank der effizienten Partnerschaft mit Open Circle konnte eine zuvor analoge und fragmentierte IT-Landschaft in eine moderne und robuste Infrastruktur umgewandelt werden. Dies war besonders für die Sicherheit sensibler Patientendaten und die Verbesserung der betrieblichen Effizienz von grosser Bedeutung.
Die Schweizerische Stiftung SPO Patientenorganisation ist die grösste Patientenvertretung der Schweiz und bietet seit 42 Jahren umfassende Unterstützung für alle Patienten im Land. Ihre Dienstleistungen richten sich an Privatpersonen und decken ein breites Spektrum an medizinischen und rechtlichen Bedürfnissen ab. Zu den Kernaufgaben der SPO gehören:
Die SPO Patientenorganisation beschäftigt rund 20 festangestellte Teilzeit-Mitarbeiter. Zudem arbeitet sie mit einem Netzwerk aus etwa 200 Fachpersonen aus dem medizinischen und zahnmedizinischen Bereich zusammen. Diese Experten haben sich zu Unabhängigkeit und Neutralität verpflichtet. Um dies zu gewährleisten, arbeiten sie anonym für die SPO. Die Organisation hat ihren Hauptsitz in Zürich und weitere Standorte in Bellinzona und Lausanne, um die deutsch-, italienisch- und französischsprachigen Regionen der Schweiz abzudecken.
Der Jahresumsatz von rund anderthalb Millionen CHF wird bei der SPO zu zwei Dritteln aus öffentlichen Mitteln und Spenden finanziert, während ein Drittel aus den kostenpflichtigen Rechtsschutzmandaten stammt. Dank dieser umfassenden Struktur kann die SPO eine hohe Qualität an Dienstleistungen bieten und sicherstellen, dass Patienten in der Schweiz bestmöglich unterstützt werden.
Name: SPO Patientenorganisation
URL: spo.ch
Kurzbeschreibung: Grösste Patientenorganisation der Schweiz
Branche: Gesundheitswesen, NGO
Standort: Hauptsitz in Zürich, weitere Standorte in Bellinzona und Lausanne in der Schweiz
Zielgruppe: Privatpersonen mit Fragen zu ihrer medizinischen Behandlung, Verdacht auf Behandlungsfehler, Bedarf an Zweitmeinungen und rechtlicher Unterstützung
Open Circle-Produkte im Einsatz:
Bevor die SPO Patientenorganisation die Zusammenarbeit mit Open Circle begann, befand sich ihre IT-Infrastruktur in einem stark veralteten Zustand. Viele Prozesse liefen vollständig analog ab, was die Effizienz erheblich einschränkte und die Sicherheit sensibler Patientendaten gefährdete. Die Hauptprobleme waren:
Susanne Gedamke, Geschäftsführerin der SPO
„Vor der Zusammenarbeit mit Open Circle liefen viele Prozesse manuell ab, und es gab kaum IT-Infrastruktur. Die häufigen IT-Ausfälle und Datenverluste waren nicht mehr akzeptabel.“
Susanne Gedamke, Geschäftsführerin der SPO
Der Bedarf an einer umfassenden Digitalisierung war dringend, um die grossen Mengen an Patientendaten effizient zu verwalten. Die Teilzeitmitarbeiter und freiberuflichen Fachärzte benötigten einen sicheren und stets verfügbaren Zugang zu den Daten, um effektiv arbeiten zu können. Zudem war es notwendig, grosse Datenmengen wie Röntgenbilder sicher und schnell an Fachärzte zu übermitteln, was mit der bestehenden Infrastruktur nicht möglich war.
Die Implementierung der neuen IT-Infrastruktur brachte einige Herausforderungen mit sich. Eine grosse Hürde war es, den Mitarbeitenden, die bisher an analoge Arbeitsprozesse gewöhnt waren, die neue digitale Infrastruktur vertraut zu machen. Die Einführung der neuen Systeme stiess zunächst auf Widerstand und Ängste vor Veränderungen. Durch umfassende Schulungen und kontinuierliche Unterstützung konnte Open Circle diese Ängste abbauen. Die Techniker waren vor Ort, um den Mitarbeitern bei der Umstellung zu helfen und sicherzustellen, dass sie sich schnell auf die neuen Arbeitsabläufe und Geräte einstellen konnten.
Eine weitere Herausforderung stellten Datenverluste dar. Durch tägliche und sichere Backups, kam es hier gar nicht erst zu Problemen. Ehemalige Mitarbeitende hatten wichtige Daten gelöscht, die aber mit wenigen Klicks vollständig wiederhergestellt werden konnten. Das stärkte auch das Vertrauen und die Akzeptanz der Mitarbeitenden in die neue IT-Struktur erneut.
Der Umzug der SPO im Jahr 2023 in neue Räumlichkeiten erforderte, dass die IT-Systeme nahtlos in den neuen Standort integriert wurden und der Betrieb der SPO während des Umzugs nicht unterbrochen wurde.
Open Circle stellte durch Techniker vor Ort sicher, dass die IT-Systeme vor, während und nach dem Umzug vollständig funktionsfähig und alle Geräte korrekt eingerichtet waren. Mit dem neuen Verwalteten Arbeitsplatz wurde der Service-Umfang mit Open Circle erweitert. Die neue Hardware und voreingestellte Software, die dazu gehörten, sorgten für noch mehr Sicherheit und Effizienz. Die Einbindung neuer Mitarbeiter und die kontinuierliche Aktualität aller Arbeitsplätze vor Ort oder remote, wurde vereinfacht und eine ständige Funktionalität gewährleistet.
„Der Umzug war eine grosse Herausforderung für uns, aber dank der Unterstützung von Open Circle verlief alles reibungslos. Die IT-Systeme waren gleich einsatzbereit und wir konnten direkt weiterarbeiten.“
Susanne Gedamke, Geschäftsführerin der SPO
Die Implementierung von Nextcloud, täglichen Backups und einer robusten Netzwerk- und Firewall-Infrastruktur konnte die Datensicherheit der Patientenorganisation (SPO) erheblich verbessern. Moderne Hardware und die Abkehr von papierbasierten Prozessen steigerten die Flexibilität und Effizienz deutlich.
„Der Support von Open Circle hat eine sehr schnelle Reaktionszeit und Probleme werden in der Regel sofort gelöst. Unsere Ziele wurden alle in der festgelegten Zeit erreicht. Wir sind rundum zufrieden.“
Arianna Colacino, Leiterin des Backoffices der SPO
Die SPO Patientenorganisation arbeitet mit einem Netzwerk von Fachärzten aus allen medizinischen Bereichen
Die Partnerschaft zwischen der SPO und Open Circle hat gezeigt, wie eine durchdachte IT-Lösung Organisationen in die Lage versetzt, effizienter und sicherer zu operieren. Die erfolgreiche Implementierung der neuen IT-Infrastruktur und die kontinuierliche Unterstützung durch Open Circle haben der SPO geholfen, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und die Datensicherheit zu erhöhen.
„Wir freuen uns darauf, mit Open Circle auch in Zukunft zusammenzuarbeiten und unsere IT-Infrastruktur weiter zu optimieren.“
Susanne Gedamke, Geschäftsführerin der SPO
Für die Zukunft hat die SPO bereits die nächsten Projekte mit Open Circle in Angriff genommen. Die Telefonie soll nun ohne Handtelefone komplett digitalisiert werden, um den Patienten einen direkten Draht ähnlich einer Hotline zu den Beratern zu ermöglichen. Zudem sollen etablierte Kalender- und E-Mai-Lösungen von Microsoft 365 in das Cloud-System integriert werden.