SPO Patientenorganisation

• Medizinische Beratung: Die SPO bietet fundierte Beratung zu Behandlungsfehlern, Diagnosen, Zweitmeinungen, zahnmedizinischen Fragen und Patientenverfügungen. Privatpersonen können sich bei jeglichen Unsicherheiten bezüglich ihrer Behandlung an die SPO wenden, um Klarheit und Unterstützung zu erhalten.
• Rechtliche Unterstützung: Bei Verdacht auf Behandlungsfehler arbeitet die SPO eng mit Patientenanwälten zusammen, um mögliche Ansprüche zu prüfen und rechtliche Schritte einzuleiten. Obwohl die Beratungen kostenlos sind, werden für spezielle Rechtsschutzmandate Gebühren erhoben, die jedoch niedrigen Tarifen entsprechen.
• Aufklärung und Vermittlung: Die SPO fungiert als Vermittler und Deeskalationsstelle zwischen Patienten und medizinischen Fachkräften. Sie hilft, Missverständnisse aufzuklären und erklärt, welche Fehler juristisch relevant sind. Dabei arbeitet sie oft deeskalierend, um die Situation zu beruhigen und konstruktive Lösungen zu finden.
• Sensibilisierung und Bildung: Durch Informationskampagnen und Weiterbildungen fördert die SPO das Bewusstsein für medizinische Prozesse und Patientenrechte und auch Patientenverfügungen. Sie arbeitet mit einem Netzwerk von Fachärzten aus allen medizinischen Bereichen, einschliesslich Zahnmedizin, um stets aktuelle und verlässliche Informationen bereitstellen zu können.

Anonymes Expertennetzwerk und Standorte in drei Regionen der Schweiz

Die SPO Patientenorganisation beschäftigt rund 20 festangestellte Teilzeit-Mitarbeiter. Zudem arbeitet sie mit einem Netzwerk aus etwa 200 Fachpersonen aus dem medizinischen und zahnmedizinischen Bereich zusammen. Diese Experten haben sich zu Unabhängigkeit und Neutralität verpflichtet. Um dies zu gewährleisten, arbeiten sie anonym für die SPO.  Die Organisation hat ihren Hauptsitz in Zürich und weitere Standorte in Bellinzona und Lausanne, um die deutsch-, italienisch- und französischsprachigen Regionen der Schweiz abzudecken.

Der Jahresumsatz von rund anderthalb Millionen CHF wird bei der SPO zu zwei Dritteln aus öffentlichen Mitteln und Spenden finanziert, während ein Drittel aus den kostenpflichtigen Rechtsschutzmandaten stammt. Dank dieser umfassenden Struktur kann die SPO eine hohe Qualität an Dienstleistungen bieten und sicherstellen, dass Patienten in der Schweiz bestmöglich unterstützt werden.

Unternehmen: SPO Patientenorganisation
Website: www.spo.ch
Kurzbeschreibung: Grösste Patientenorganisation der Schweiz
Branche: Gesundheitswesen, NGO
Standort: Hauptsitz in Zürich, weitere Standorte in Bellinzona und Lausanne in der Schweiz
Zielgruppe: Privatpersonen mit Fragen zu ihrer medizinischen Behandlung, Verdacht auf Behandlungsfehler, Bedarf an Zweitmeinungen und rechtlicher Unterstützung
Computer-Arbeitsplätze: 15

Ausgangslage und Herausforderung: analoge Prozesse und ungesicherte Daten

Bevor die SPO Patientenorganisation die Zusammenarbeit mit Open Circle begann, befand sich ihre IT-Infrastruktur in einem stark veralteten Zustand. Viele Prozesse liefen vollständig analog ab, was die Effizienz erheblich einschränkte und die Sicherheit sensibler Patientendaten gefährdete. Die Hauptprobleme waren:

• Papierbasierte Abrechnungen und Dokumentation: Wichtige Dokumente und Abrechnungen wurden manuell auf Papier bearbeitet. Dies führte nicht nur zu hohen Arbeitsaufwänden und langen Bearbeitungszeiten, sondern auch zu einem erhöhten Risiko von Fehlern und Datenverlusten.
• Fehlende digitale Infrastruktur: Bis vor wenigen Jahren gab es keine digitale Infrastruktur, die den modernen Anforderungen einer Patientenorganisation entsprach. Excel-Tabellen wurden für einfache Auswertungen verwendet, und es gab keine zentrale Datenbank oder Cloud-Lösung, um ihre Daten sicher und effizient zu verwalten.
• Mangelnde Datensicherheit: Die sensiblen Daten waren unzureichend geschützt, da sie auf privaten Geräten und in nicht gesicherten Systemen gespeichert wurden. Dies stellte ein grosses Datenschutzrisiko dar, besonders angesichts der strengen Datenschutzvorschriften im Gesundheitswesen.
• Unzureichende IT-Unterstützung: Vor der Partnerschaft mit Open Circle hatte die SPO keinen externen IT-Dienstleister, der bei der Wartung und Verwaltung der IT-Systeme unterstützte. Dies führte zu häufigen IT-Ausfällen und , die den Betrieb der Organisation stark beeinträchtigten.

Herausforderungen und deren Überwindung

Die Implementierung der neuen IT-Infrastruktur brachte einige Herausforderungen mit sich. Eine grosse Hürde war es, den Mitarbeitenden, die bisher an analoge Arbeitsprozesse gewöhnt waren, die neue digitale Infrastruktur vertraut zu machen. Die Einführung der neuen Systeme stiess zunächst auf Widerstand und Ängste vor Veränderungen. Durch umfassende Schulungen und kontinuierliche Unterstützung konnte Open Circle diese Ängste abbauen. Die Techniker waren vor Ort, um den Mitarbeitern bei der Umstellung zu helfen und sicherzustellen, dass sie sich schnell auf die neuen Arbeitsabläufe und Geräte einstellen konnten.

Gelöschte Daten wiederherstellen

Eine weitere Herausforderung stellten Datenverluste dar. Durch tägliche und sichere Backups, kam es hier gar nicht erst zu Problemen. Ehemalige Mitarbeitende hatten wichtige Daten gelöscht, die aber mit wenigen Klicks vollständig wiederhergestellt werden konnten. Das stärkte auch das Vertrauen und die Akzeptanz der Mitarbeitenden in die neue IT-Struktur erneut.

Der physische Umzug der Organisation

Der Umzug der SPO im Jahr 2023 in neue Räumlichkeiten erforderte,  dass die IT-Systeme nahtlos in den neuen Standort integriert wurden und der Betrieb der SPO während des Umzugs nicht unterbrochen wurde.

Open Circle stellte durch Techniker vor Ort sicher, dass die IT-Systeme vor, während und nach dem Umzug vollständig funktionsfähig und alle Geräte korrekt eingerichtet waren. Mit dem neuen Verwalteten Arbeitsplatz wurde der Service-Umfang mit Open Circle erweitert. Die neue Hardware und voreingestellte Software, die dazu gehörten, sorgten für noch mehr Sicherheit und Effizienz. Die Einbindung neuer Mitarbeiter und die kontinuierliche Aktualität aller Arbeitsplätze vor Ort oder remote, wurde vereinfacht und eine ständige Funktionalität gewährleistet.

Fazit: Erfolgreiche Digitalisierung und Optimierung der IT-Struktur

Die Partnerschaft zwischen der SPO und Open Circle hat gezeigt, wie eine durchdachte IT-Lösung Organisationen in die Lage versetzt, effizienter und sicherer zu operieren. Die erfolgreiche Implementierung der neuen IT-Infrastruktur und die kontinuierliche Unterstützung durch Open Circle haben der SPO geholfen, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und die Datensicherheit zu erhöhen.

Für die Zukunft hat die SPO bereits die nächsten Projekte mit Open Circle in Angriff genommen. Die Telefonie soll nun ohne Handtelefone komplett digitalisiert werden, um den Patienten einen direkten Draht ähnlich einer Hotline zu den Beratern zu ermöglichen. Zudem sollen etablierte Kalender- und E-Mail-Lösungen von Microsoft 365 in das Cloud-System integriert werden.